SharePoint als Plattform für Information und Kollaboration

In der ALH Gruppe existierten vier parallele, historisch gewachsene Intranets mit unterschiedlichen Informationen, Strukturen und Zielsetzungen. Durch die dezentrale Pflege der Inhalte in den Sparten, gab es keinen einheitlichen Informationsstand innerhalb der ALH Gruppe. Grundlegende digitale Redaktionsprozesse wurden nur unzureichend unterstützt.

Das Ergebnis einer Umfrage förderte zu Tage, dass ein Großteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Intranets als „intransparent und benutzerunfreundlich“ wahrnahmen: „Man muss genau wissen, wo man suchen muss“.

Durch den Einsatz von vier historisch gewachsenen Intranets fehlte der ALH ein zentraler, transparenter Ort, um Informationen zu teilen und zu suchen. In jedem der vier Intranets lagen unterschiedliche Informationen, in unterschiedlichen Strukturen und mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Diese Dezentralität sorgte bei den Mitarbeitenden für Unzufriedenheit und Intransparenz in der Informationsbeschaffung.

In diesem Zusammenhang konsolidierte die ALH die bestehenden Intranets zu einem modernen, zukunftsfähigen und gruppenweit einheitlichen Intranet. Bereits im Mai 2019 wurden SharePoint Teamräume als virtuelle Arbeitsräume für Fachbereiche und Organisationseinheiten in Betrieb genommen. Mit dem Go Live des Intranets im September 2019 wurde die Einführung von SharePoint 2016 als führende Zusammenarbeitsplattform der Gruppe abgeschlossen. Dabei wurden die in den Teamräumen erstellten fachbezogenen Inhalte nahtlos in die Redaktionsprozesse des Intranets integriert, sodass die Intranetredaktion und Fachbereiche Hand in Hand die Aktualität der Informationen im Intranet benutzerfreundlich und prozessgeführt sicherstellen können.

Zur Steigerung der Akzeptanz in der Nutzung des neuen Intranets wurde durch adesso ein Schulungskonzept (Redaktionsplanung sowie Erstellung von Inhalten) entwickelt und durchgeführt. Nach dem Go Live des neuen Intranets wurde dieses durchgehend von adesso gewartet und weiterentwickelt.

Durch den technologischen Ansatz, bei der Implementierung trotz lokalem SharePoint ausschließlich auf zukunftssichere Cloud-Frameworks zu setzen, wird ein späterer Umstieg auf SharePoint Online deutlich vereinfacht. Zusätzlich zum Intranet und zu Kollaborationslösungen wurden verschiedene Fachanwendungen unter anderem aus den Bereichen Wissensmanagement, Ablaufdokumentation und Arbeitsrichtlinien auf Basis SharePoint implementiert und erfolgreich in Betrieb genommen. Auch in diesen Vorhaben wurden die genannten Architekturmaßgaben und Intranet-Integrationsansätze berücksichtigt, um eine hohe Nutzerakzeptanz bei gleichzeitig größtmöglicher Cloud-Readiness sicherzustellen.

Aktuell wird die Migration der kompletten SharePoint 2016 Farm auf SharePoint SE vorbereitet.

Um den Mitarbeitenden der ALH Gruppe stets die neuesten Technologien und Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen, werden derzeit bereits die ersten Konzepte für das neue „Intranet Online“ auf Basis SharePoint Online erstellt.

Die Lösung lautete daher „aus 4 mach 1!“ Die bestehenden Intranets sollten zugunsten eines modernen, zukunftsfähigen und gruppenweit einheitlichen Intranets abgelöst werden.

Darüber hinaus wurden neben dem neuen Intranet weitere Fachanwendungen (unter anderem Arbeitsrichtlinien, Konzernrichtlinien, Ablaufdokumentation) abgebildet mit dem Ziel, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern und Prozesse zu beschleunigen. Zusätzlich wurden Teamräume auf Basis von SharePoint Sites konzipiert und ausgerollt, um die Kollaboration für Fachbereiche und Gremien zu ermöglichen. Dort entstandene Dokumente können automatisiert im Intranet veröffentlicht werden.

Das neue Intranet gewährleistet durch eine nachvollziehbare und strukturierte Darstellung in einem zeitgemäßen Design die Aktualität der Inhalte und dient somit als zentrales Medium für die interne Kommunikation, Information und Prozesse. Dadurch wird die Transparenz innerhalb der Gruppe nachhaltig gefördert.

Durch die benutzerfreundliche, intuitive und einheitliche Bedienungsweise innerhalb der SharePoint-Implementierung konnte die User Experience deutlich verbessert werden. Mit einer integrierten, zentralen Suchfunktionalität («Suchcenter») über Intranet, Teamräume und Fachanwendungen hinweg konnten Akzeptanz und Nutzung des neuen Intranets gesteigert werden.