Verteiltes Wissen jederzeit wiederfinden

In vielen Behörden werden Informationen aus unterschiedlichen Quellen manuell erfasst und in digitalen oder physischen Formularen festgehalten. Sie werden dabei in verschiedenen Systemen und Dateiformaten gespeichert, was zu Inkompatibilitäten und Schwierigkeiten beim Zugriff auf die konsolidierenden Datenbestände führen kann. Dies betrifft politische Dokumente, Gesetzesvorschläge, Anträge, Bürgeranfragen und vieles mehr. Allein der Umfang beziehungsweise die Klassifikation der zu verarbeitenden Dokumente stellt eine Herausforderung dar.

Zudem erfolgt die interne und externe Kommunikation größtenteils über E-Mails. Dies führt dazu, dass wichtige Informationen verloren gehen oder nur schwer auffindbar sind, da sie verstreut in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeitenden liegen. Erschwerend kommt hinzu, dass neben den unterschiedlichen Speicherorten und Systemen auch organisatorische Einheiten innerhalb der Behörden unterschiedlich stark zusammenarbeiten und in Prozesse eingebunden sind. Die Suche nach relevanten Informationen kann daher sowohl für Bürgeranliegen als auch für operative sowie strategische Entscheidungsfindungen sehr zeitaufwändig sein, da manuell zwischen verschiedenen Systemen gewechselt und Informationen konsolidiert werden müssen, um ein Gesamtbild zu erhalten.

Die automatisierte Texterkennung, semantische Analyse und Klassifizierung durch KI ermöglicht es Behörden, komplexe Datensätze schnell und ohne menschliches Eingreifen zu erfassen und zu organisieren. Das bedeutet, dass autorisierte Mitarbeitende, die zum Beispiel abteilungsübergreifende, aggregierte sowie spezifische Daten benötigen, komplexe Anfragen stellen können. Die KI ist dann in der Lage, relevante und kontextualisierte Ergebnisse zu liefern. Ein entsprechendes Berechtigungskonzept stellt dabei sicher, dass Mitarbeitende nur auf Datensätze und Informationen zugreifen können, die im Rahmen ihrer regulären Arbeitsaufgaben erforderlich sind.

Der Einsatz von KI ermöglicht den Mitarbeitenden einen schnellen Zugriff auf spezifische Gesetzestexte und Verordnungen, ohne stundenlang nach den richtigen Dokumenten suchen zu müssen. Die auf diese Weise generierten Ergebnisse führen nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern stellen auch sicher, dass die Verantwortlichen bzw. die Mitarbeitenden stets über die aktuellen und relevanten Informationen verfügen, um fundierte Entscheidungen treffen und Arbeitsprozesse rechtskonform durchführen zu können.