Mobilisierung vom Anwender aus denken

Keine Lösung für alle Fälle

„Warum kann ich – jenseits von E-Mail, Kalenderfunktionen, Surfen und Telefonieren – nicht viel mehr dienstliche Vorgänge über mein Smartphone abwickeln?“ Frank Henkes, Abteilungsleiter der Fachbereichsbetreuung „Zentrale Dienste“ der Union IT-Services GmbH, erinnert sich, dass am Anfang diese Frage im Raum stand. Sein Team war, genau wie das Management von Union Investment, davon überzeugt, dass da mehr möglich ist.

Denn Mobilität ist ein weitverbreitetes Thema unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; sie nutzen ihre beruflichen Smartphones flächendeckend. „Wir wollten die Möglichkeiten für unsere Anwenderinnen und Anwender erweitern“, beschreibt Frank Henkes die Zielsetzung. „Ausgewählte Prozesse, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bisher nur auf ihren Rechnern bearbeiten konnten, sollten ihnen auch auf dem Smartphone zur Verfügung stehen.“

„Für unsere Anwenderinnen und Anwender“ und „ausgewählte Prozesse“ – damit gab der IT-Experte auch die Marschrichtung des Projektes vor: Es ging nicht darum, flächendeckend so viele Workflows wie möglich auf das Smartphone zu bringen. Sondern darum, gemeinsam mit den Fachabteilungen die Abläufe zu identifizieren, die sich für eine Mobilisierung eignen. Und diese dann so aufzubereiten, dass der Nutzer die App auch schnell, problemlos und ohne große Schulungen einsetzen kann. Zunächst recherchierte das Team um Frank Henkes, welche Anbieter und Systeme auf dem Markt verfügbar waren – mit einem ernüchternden Ergebnis. Es gab zwar Apps für einzelne Anwendungen wie Rechnungsbeleg- und Reiseprozesse oder Urlaubsanträge. Aber das hätte bedeutet, auf fünf bis zehn unterschiedliche Hersteller zu setzen, die mit ihren Lösungen jeweils Teilaspekte dessen bedienen, was Union Investment benötigt. Denn Führungskräfte – und an die richtet sich das mobile Angebot zunächst – müssen über eine Vielzahl von Prozessen entscheiden: Benutzeranträge, der Zugriff auf Laufwerke und Applikationen, Rechnungsfreigaben oder Personalangelegenheiten sind typische Anwendungsszenarien, die sich auch für die mobile Bearbeitung eignen.

„Auf der einen Seite hätten wir so nicht alles abdecken können, was für unsere Anwenderinnen und Anwender sinnvoll ist“, fasst Frank Henkes das Ergebnis der Marktrecherche zusammen. „Auf der anderen Seite verfügen die Lösungen über zahlreiche Funktionen, die wir gar nicht benötigen – und die die Anwendungen unnötig kompliziert machen.“ Am Ende hätte Union Investment somit einen ganzen Strauß von Apps einsetzen müssen. Apps, die unterschiedlichen Bedienkonzepten folgen und gleichzeitig nicht so hundertprozentig passen – kein gangbarer Weg.

So folgte das Projekt-Team konsequent der Fragestellung: „Was benötigen unsere Anwenderinnen und Anwender?“ Ins Zentrum rückten die Expertinnen und Experten die Anforderung, über alle Prozesse hinweg ein einheitliches User Interface (UI) und eine durchgängige User Experience (UX) zu schaffen.

Am Anfang war der Urlaub

In Abstimmung mit den Fachbereichen wollten sie dann die Prozesse auswählen, die sie innerhalb dieses Standards mobilisieren werden. So startete das Projekt im März 2015 mit der ersten Ausarbeitung einer Enterprise-Mobility-Strategie. Im Anschluss daran suchte die Fachbereichsbetreuung „Zentrale Dienste“ einen passenden IT-Consultant, mit dem sie gemeinsam diese Strategie weiter konkretisieren und umsetzen wollte. Im Rahmen einer klassischen Ausschreibung sichteten die Verantwortlichen von Union IT-Services eine ganze Reihe von Dienstleistern. Am Ende fiel die Entscheidung auf die IT-Expertinnen und -Experten von adesso und adesso mobile solutions. Einerseite waren die Unternehmen bereits in anderen Projekten innerhalb der Union-Investment-Gruppe aktiv und kannten so die Anforderungen und Arbeitsweisen. Andererseits brachte das vorgestellte Team genau jene Expertise mit, die Union IT-Services erwartete: Kenntnisse rund um Enterprise Mobility, Strategie-Entwicklung, Projektsteuerung, agile Software-Entwicklung und Microsoft SharePoint.

Das Team ging das Projekt nach allen Regeln der agilen Kunst an: Innerhalb von ein paar Wochen entwickelten sie eine Pilotanwendung, die sie schnell veröffentlichten. Die Urlaubsfreigabe diente als Pilotprozess, der zunächst noch nicht auf der finalen Mobility-Architektur lief. In dieser Phase sammelten die adesso-Experten, die die Designaspekte maßgeblich entwickelten, Rückmeldungen zum User Interface und zur User Experience, tauschten sich mit Anwendern aus und optimierten die Anwendung Schritt für Schritt. „Nur im praktischen Einsatz zeigt sich, ob das, was wir entwickelt haben, auch wirklich funktioniert“, erläutert Frank Henkes die Motivation hinter diesem schnellen Start. „Wir wollten so bald wie möglich die Rückmeldung der Kollegen bekommen, deswegen haben wir einen relativ schlanken Prozess wie die Urlaubsfreigabe gewählt.“ Die Resonanz der Anwender stimmte das Projekt-Team positiv. Sie konnten die Smartphone-Anwendung nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren und so ihre Freigabeprozesse effizienter bearbeiten.

Während das Projektteam Anwendungsoberflächen und Benutzerführung überarbeitete, entwickelte es parallel dazu die Zielarchitektur der späteren Anwendung. Ein adesso-Team analysierte Anforderungen und Anbieter und bewertete die Optionen Eigenentwicklung, Kauf und den Einsatz einer Framework- Lösung als Mittelweg. Union IT-Services folgte der Empfehlung der Experten und entschied sich für das moderne Framework ApiOmat.

Ein Plan – und ein Plan, diesen bei Bedarf anzupassen

Nachdem das Projekt-Team Oberfläche und Funktionen der Anwendung weitestgehend ausgearbeitet hatte, machte es sich daran, den nächsten Prozess zu mobilisieren, der dann bereits auf der Zielarchitektur laufen sollte: Rechnungsbelegfreigabe. Im Gegensatz zur Urlaubsfreigabe war dies ein deutlich komplexerer Ablauf. Es zeigte sich auch der Vorteil des gewählten Ansatzes der Eigenentwicklung. Prozessübergreifend sind alle Aktionen innerhalb der App immer gleich aufgebaut und benannt. So heißt es durchgängig „Freigeben“ – und nicht je nach Oberfläche „Freigeben“ oder „Bestätigen“ oder „Geprüft“, eines von vielen Details das dafür sorgt, dass Anwender dank eines durchdachten Interaktionskonzeptes problemlos mit der Lösung arbeiten können.

Mit der Urlaubs- und Rechnungsbelegfreigabe ist das Thema Enterprise Mobility für Union Investment noch längst nicht abgeschlossen. Für das zügige Implementieren weiterer Prozesse organisierte Frank Henkes, unterstützt von den adesso-Fachleuten, einen stufenförmigen Projektfahrplan. Auch hier galt für das Team die Maßgabe, so agil wie möglich zu arbeiten und Arbeitsschritte parallel durchzuführen. Während die Team-Mitglieder den Rechnungsbelegworkflow entwickeln, lief bereits die Konzeption für den nächsten Prozess. Dieser versetzte Aufbau ermöglicht es den Projektbeteiligten, schnell und planbar Prozess um Prozess zu mobilisieren.Aus dem Portfolio möglicher Prozesse stellen die Projektverantwortlichen in engem Austausch mit den Fachabteilungen – die die Prozesshoheit haben – Pakete mit zwei bis vier Themen zusammen, die sie im nächsten Schritt in die App aufnehmen.

Kurz vor der Fertigstellung setzen sich alle Beteiligten zusammen und prüfen, welche neuen Ideen auf Seiten der Anwenderinnen und Anwender oder in den Fachabteilungen in der Zwischenzeit entstanden sind und wie im Vergleich dazu der gesamte Ideenpool aussieht. Dann stellt die Projektleitung ein neues Paket zusammen und der Umsetzungszyklus beginnt von vorn. Auch diese Zusammenstellung ist flexibel: Die Beteiligten können die Pakete in der laufenden Projektphase jederzeit neu und neu bewerten. Frank Henkes geht davon aus, dass insgesamt rund 30 unterschiedliche Prozesse ihren Weg in die Enterprise-Mobility-App finden werden. Geplant ist, die Lösung auf über 1.100 Smartphones einzusetzen.

Aber schon jetzt, in der frühen Umsetzungsphase, wird deutlich, dass auch hier der Appetit beim Essen kommt: Anwenderinnen und Anwender und Fachverantwortliche sind sehr kreativ, wenn es darum geht, neue Themen für die Mobilisierung zu identifizieren.

Team + Methode = Erfolg

Zwischenzeitlich ist der Pilot, die Urlaubsfreigabe, von der bisherigen technischen Basis auf die Zielarchitektur migriert worden, während der Roll-out des Access Managements und die Bereitstellung der wichtigsten Intranetmeldungen Themen sind, die das Projekt-Team aktuell umsetzt. Darüber hinaus bauen die Expertinnen und Experten ein Dashboard auf, mit dessen Hilfe Anwenderinnen und Anwender auch bei einer Vielzahl von Möglichkeiten innerhalb der App den Überblick behalten. Inzwischen haben die Verantwortlichen eine ganze Reihe von Prozessen mobilisiert. Dazu gehören unter anderem ein Dashboard mit News aus dem Intranet, die Freigabe von Zeitkorrekturen und Seminaranträgen und -Freigabe von Dienstreiseanträgen und zugehörigen Abrechnungen. Und auch die Pipeline ist gut gefüllt: In Kürze werden auch die Freigabe von Berechtigungsanträgen (Identity & Access Management), Freigaben Vorstands- und Geschäftsführungsbeschlüssen sowie ein Fachprozess für den Vertriebsaußendienst ins Portfolio aufgenommen. Für alle Beteiligten bedeutet das eine volle Agenda, aber Frank Henkes ist sich sicher, dass auch die nächsten Schritte zur weiteren Mobilisierung der Union Investment ein Erfolg werden.

Nach Meinung des IT-Experten sind es zwei Aspekte, die den Ausschlag für das gute Ergebnis in diesem Enterprise-Mobility-Projekt geben: die Projektmethodik und das Projekt-Team. Ein Mobilisierungsvorhaben, wie es Union Investment anstrebt, ist ohne agile Projektmethoden kaum zu realisieren. Lösungen zügig zu veröffentlichen, Nutzerrückmeldungen schnell in die Weiterentwicklung zu integrieren, Themen aufzunehmen oder zu streichen, ohne den ganzen Projektfahrplan umzustellen: Hier spielt Agilität ihre Stärken aus.

Die zweite Säule des Erfolges ist das Projekt-Team. „Alle ticken ähnlich, haben ähnliche Vorstellungen, wollen zügig etwas Gutes auf die Beine stellen“, beschreibt Frank Henkes die Einstellung der Beteiligten. „Dabei kommt insbesondere den Experten von adesso eine wichtige Rolle zu. Sie unterstützen uns nicht nur beim Aufbau einer Lösung, die ankommt, sondern sie sind für uns auch ein wichtiger Sparringspartner wenn es darum geht, strategische oder konzeptionelle Aspekte in Frage zu stellen.“ So aufgestellt wird dieses Team in den kommenden Monaten und Jahren das strategische Thema Enterprise Mobility weiter systematisch und agil umsetzen.