Kollaboration mit Microsoft 365

Aufgrund der Corona-Pandemie im Jahr 2021 führte die SV SparkassenVersicherung die Nutzung von Microsoft Teams für Abstimmungen und Besprechungen aus dem Homeoffice ein. Darüber hinaus strebte die SV Erweiterungen mit Teams Collaboration zur weiteren Unterstützung des modernen Arbeitsplatzes an.

Bei der Einführung und Verankerung der neuen Tools setzte die SV auf die Change-Management-Expertise von adesso. Eine besondere Herausforderung bestand darin, eine hohe Beteiligung und Akzeptanz sowie eine gewinnbringende Nutzung von Microsoft 365 zu erreichen, da die Nutzung aller Tools auf Freiwilligkeit beruht. Zudem wurden weder persönliche noch Gruppen- oder Austauschlaufwerke durch Cloud-Speicher ersetzt. Die Etablierung von Teams als digitale Arbeitsräume sieht perspektivisch die Ablösung des nicht mehr unterstützten SharePoint 2016 vor.

Um den individuellen Nutzungsszenarien innerhalb der SV und SVI gerecht zu werden und Mehrwerte zu identifizieren, wurde ein umfassendes Nutzungskonzept erstellt. Alle Maßnahmen des Change Managements folgten den formulierten individuellen Use Cases. Das Change Management umfasste neben vorbereitenden, organisationsrelevanten Maßnahmen auch Kommunikations- und Qualifizierungsmaßnahmen. Informationsveranstaltungen, Sprechstunden, Web-Seminare, WBTs und kurze Lernvideos dienten in Zusammenarbeit mit externen E-Learning- und Trainingsdienstleistern der Leistungsunterstützung.

Besonders hervorzuheben ist die enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der SV, sowohl der Unternehmenskommunikation als auch der Personalentwicklung. So entstanden Elemente einer Kommunikationskampagne wie Visual, Slogan und Logo. Darüber hinaus wurde ein Avatar namens „Mike Rosoft“ eingeführt, der als Absender wichtiger Informationen, Autor des Intranet-Blogs und imaginärer Ansprechpartner für Fragen fungiert.

Die angestrebte Lösung bestand in der Realisierung eines modernen Arbeitsplatzes und der effektiven Nutzung von Microsoft Teams. Dabei unterstützten die adesso-Experten insbesondere bei den fachlichen und regulatorischen Anforderungen sowie bei den Kommunikations- und Qualifizierungsmaßnahmen während der Einführung in der Abnahmephase.

Zum einen waren ein Löschkonzept, ein Sicherheitskonzept, ein Berechtigungskonzept, ein Protokollierungskonzept, eine Datenschutzfolgeabschätzung und Schutzbedarfsfeststellungen erforderlich. Des Weiteren waren Betriebsvereinbarungen pro Dienst - SharePoint Online, Teams, OneDrive und M365 - als erforderliche Dokumente zu benennen. Darüber hinaus waren verschiedene Betriebsratsvorlagen zur Genehmigung einzelner Projektphasen zur Einhaltung der regulatorischen Rahmenbedingungen erforderlich. Schließlich ist die Abstimmung der betroffenen Stakeholder - Konzernbetriebsrat, Lenkungsausschuss und Compliance-Dienstleister - als notwendige Freigabe festzuhalten.

Das unternehmensweite Team „Fit für Microsoft 365“ entlastet den First Level Support und verfolgt das Ziel, das Lernen in der SV zu modernisieren. Als hilfreich wurde auch ein Forum für Kolleginnen und Kollegen bewertet, in dem von den Erfahrungen anderer profitiert werden konnte. Das Forum bot die Möglichkeit, sowohl fachliche Beratung und Use Case Transfer als auch Wissen im Bedarfsfall abzurufen.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Nachhaltigkeit aller Change Management Maßnahmen sicherzustellen und die Produktivität mit M365 über die Projektlaufzeit hinaus zu steigern. Der Aufbau einer Champions Community zur weiteren Durchdringung und Steigerung der Adoptionsrate ist hierbei hilfreich. Die Champions unterstützen die engagierten internen Mitarbeitenden, die den Transfer der Verantwortlichkeiten in die Fachbereiche der SV und SVI übernehmen.

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