Wissensmanagement – ein Must-have in der Arbeitswelt

Die heutige Arbeitswelt ist sehr schnelllebig. Ständig gibt es neue Informationen für Mitarbeitende. Sei es rund um die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle durch veränderte Rahmenbedingungen wie neue Gesetzesgrundlagen, veränderte Prozesse oder durch Umstrukturierung des Unternehmens. Und diese Informationen werden auf vielfältige Weise an die Mitarbeitenden gegeben. Aber nicht zwangsläufig auf organisierte und strukturierte Weise, sondern über verschiedene Kommunikationswege und -mittel. In der Praxis werden Informationen per Newsletter oder Mails, in (virtuellen) Besprechungen beziehungsweise Meetings oder per Telefon weitergegeben. Oftmals auch Informationen, die für die Adressaten nicht relevant sind.

Unterschätzt werden die Auswirkungen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und vor allem auch für das eigene Unternehmen. Hier werden wertvolle Ressourcen verschwendet, sei es Zeit oder Geld. Mitarbeitende müssen sämtliche Informationen filtern und die für ihr Arbeitsgebiet relevanten Inhalte verstehen, um sie zu berücksichtigen und anwenden zu können. Bei der Vielzahl der Informationen ist dies schwierig. Wie soll dadurch Wissen entstehen? Vor allem vor dem Hintergrund, dass die Aufnahmekapazitäten eines Mitarbeitenden begrenzt sind.

Ziel sollte es sein, dass aus den Informationen Wissen entsteht und beispielsweise im Arbeitsgebiet des Mitarbeitenden angewendet werden kann. Nur so können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – wenn auch unbewusst – zu der Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Die Fehlerquote – beispielsweise bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen – wird gesenkt und die operativen Leistungen können durch kompetente Mitarbeitende gesteigert werden. Dadurch reduzieren sich die Verwaltungskosten und gleichzeitig hat dies einen positiven Einfluss (beispielsweise durch schnellen Service) auf die Kundenzufriedenheit des Unternehmens.

Vorteile des Wissensmanagements

Die Förderung des Wissensmanagements, durch Implementierung und Etablierung, trägt zur Wettbewerbsfähigkeit und zum Erreichen eines Wettbewerbsvorteils bei. Mittels geeigneter Informations- und Kommunikationstechnologien kann eine effektive sowie effiziente und vor allem ressourcenschonende Umsetzung des Wissensmanagements erreicht werden.

Jedes Unternehmen ist anders. So auch die jeweiligen Unternehmensbereiche und Mitarbeitenden. Vor allem wenn es um die Erfahrungen, Anforderungen und Erwartungen an das Wissensmanagement geht. Das operativ tätige Personal hat sicherlich andere Anforderungen und Bedürfnisse an das Wissensmanagement als Mitarbeitende aus dem Vertrieb. Und diese gilt es durch Wissensmanagement zu ermitteln und bei der Umsetzung zu berücksichtigen. Dies betrifft die Aufbereitung und das Bereitstellen von Informationen, aber auch die Organisation, Koordination und Durchführung von Bildungsmaßnahmen.

Genau diese Bedarfe berücksichtigt das Wissensmanagement, leitet entsprechende Maßnahmen ab und setzt diese um. Auf diese Weise kann sich Wissen entwickeln, das die Mitarbeitenden wiederum bei der Bewältigung ihrer täglichen Arbeit einsetzen. Fehler werden vermieden, Nach- beziehungsweise Doppelarbeiten verhindert, was auch zur Reduzierung der Verwaltungskosten beiträgt. Hinzu kommt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ein Wissen verfügen, das dem Kunden zugutekommt. Anfragen können schneller sowie qualitativ hochwertiger beantwortet beziehungsweise Geschäftsvorfälle kunden- sowie serviceorientierter bearbeitet und die Durchlaufzeiten reduziert werden. Im Ergebnis erhöht ein verbesserter Kundenservice die Kundenbindung.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist, dass Mitarbeitenden die Informationen schneller zur Verfügung stehen und von ihnen nahezu jederzeit und von überall abgerufen werden können. Dies ist besonders für Unternehmen wichtig, die über verschiedene Standorte verfügen oder bei denen die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten.

Wissenslücken lassen sich durch geeignete Bildungsmaßnahmen schließen. Auch notwendige Fähigkeiten sowie Fertigkeiten können in diesen vermittelt werden. Im Allgemeinen kommen hierfür (virtuelle) Schulungen, E-Learning, Coaching, Mentoring und Training on the Job in Frage.

Herausforderungen bei der Umsetzung des Wissensmanagements

Die Kapazitäten eines Unternehmens sind begrenzt. Eine Herausforderung ist die ressourcenschonende und gewinnbringende Implementierung und Etablierung des Wissensmanagements. Dafür ist eine systematische und strukturierte Vorgehensweise unerlässlich.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Umsetzung des Wissensmanagements, sollten unter anderem folgende Fragestellungen berücksichtigt werden:

• Welche Ziele sollen mit dem Wissensmanagement erreicht werden?
• Welche Rahmenbedingungen bestehen?
• Wie kann eine strukturierte Vorgehensweise sichergestellt werden?
• Was ist zu tun, um die Ziele zu erreichen?
• Soll das komplexe Thema im Rahmen eines Projektes umgesetzt werden?
• Welches Tool soll genutzt werden?
• Welche Fachleute werden für die Umsetzung benötigt?
• Welche Zielgruppen bestehen?
• Welche Anforderungen, Bedürfnisse und Erwartungen hat die jeweilige Zielgruppe?
• Wer ist für was verantwortlich?
• Wie kann in der Praxis die Verzahnung vom Informations- und Bildungsmanagement erfolgen?
• Wie kann die Akzeptanz durch die Nutzer erreicht werden?

Die Umsetzung des Wissensmanagements sollte von ausgebildetem und praxiserfahrenem Personal erfolgen, das sich mit dem Thema Wissensmanagement einschließlich Informations- und Bildungsmanagement auskennt. Um die Ziele des Wissensmanagements zu erreichen, ist vieles zu beachten – besonders beim Einsatz einer maßgeschneiderten Informations- und Kommunikationstechnologie. Deshalb ist für den Erfolg dieses Vorhabens Personal mit technologischer Kompetenz, ausgeprägtem (Branchen-)fachlichen und betriebswirtschaftlichen Know-how erforderlich.

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