Warum jedes Unternehmen digitale Messen, Events und Präsentationen auf der Agenda haben sollte

Die aktuellen Corona-Zeiten schieben Präsenzveranstaltungen jeglicher Art einen Riegel vor. Die Devise: Weniger ist mehr in Sachen persönliches Zusammentreffen. Unbenommen davon hat jeder von uns einen hohen Bedarf an Information, Entertainment und gemeinsamen Erleben. Die Lösung der Stunde lautet: Mit voller Kraft auf Digitalisierung. Und dabei geht es nicht allein um Websites und Portale, es geht auch darum, Events, Messen, Kongresse, Konferenzen und Produktpräsentationen virtuell auf die Bildschirme der Zielgruppen im B2B und B2C zu bringen – am besten auch noch mobil. Die ersten Erfahrungen liegen vor und nun braucht es Blaupausen, um Anbietern und Veranstaltern zu zeigen, was möglich ist…

Ob privat oder geschäftlich: Weltweit hat keiner zu Beginn des Jahres geahnt, wie stark das Jahr 2020 noch Einfluss auf Gewohnheiten, Informationsverhalten und Kontaktmöglichkeiten eines Jeden nehmen würde. Denkt man jetzt noch einmal an seinen Kalender zu Jahresbeginn, so gab es dort sicherlich Unmengen an Einträgen für anstehende Firmenveranstaltungen, Messen, Kongressen, Vorträge, Präsentationen und vielleicht auch Konzerte. Mit jedem voranschreitenden Monat wurde Event um Event aus den Kalendern gestrichen. Am Anfang der Krise hatten viele Veranstalter und Anbieter noch gar keine Ersatzlösung für die Präsenz-Events parat.

Digitale Events: Vom reinen Da-Sein bis zum vielfältigen Erlebnisangebot

Das änderte sich glücklicherweise mit jeder weiteren Woche und bereits erste Unternehmen sowie professionelle Veranstaltungsfirmen suchten nach den gangbaren Konzepten, um Events, die Menschen bewegen sollen, auch unter widrigen Umständen in Bewegung zu halten.

Mittlerweile sind die Möglichkeiten, digitale Events für Zielgruppen anzubieten, vielfältig. Im Privatsektor geben Künstler jeder Größe Konzerte über soziale Medien, Influencer verstärken ihre Aktivitäten rund um Information, Kommunikation und sportliche Betätigung, Gottesdienste finden digital statt. Und auch in der Geschäftswelt haben Unternehmen und Veranstalter schnell den Mut aufgebracht, Formate zu entwickeln, die einer Customer Experience Rechnung tragen, in dem sie weit über das eindimensionale Senden von Werbebotschaften hinausgehen.

Ein Erfolgsbeispiel für digitale Messen und virtuelle Formate

Dass die Krise ein Wendepunkt sein kann, um die eigene Digitalisierung voranzutreiben, bewies anschaulich die gamescom 2020, weltweit größtes Event für Computer- und Videospiele. Statt den Besuchermagneten abzusagen, hatten die Veranstalter Koelnmesse und game – Verband der deutschen Games-Branche – das Event vollständig ins Internet verlegt. Mit der technischen Umsetzung der digitalen Messe war adesso mit seiner Digitalagentur ARITHNEA (jetzt adesso Geschäftsbereich Digital Experience) beauftragt worden.

Fazit nach nur acht agilen Projektwochen: Weltweit konnten rund zehn Millionen Live-Zuschauer aus über 180 Ländern an vier Tagen die gamescom mit ihren Shows verfolgen. 370 eingebundene Partner präsentierten ihre Spiele und Neuheiten auf der digitalen Messe.

Eine Herkulesaufgabe auch für die Technik, die die Messebesucher über den Content-Hub „gamescom now“ in das virtuelle Event schleuste: Der von adesso entwickelte Content-Hub bewältigte den Ansturm ohne Serverüberlastung oder Netzprobleme und überzeugte durch Performanz, Schnelligkeit und Stabilität selbst bei höchsten Zugriffszahlen. So konnte die gamescom-Community in diesem Jahr wie gewohnt gemeinsam Weltpremieren erleben, feiern und Emotionen teilen. Ausführlichere Info liefert die Pressemeldung.

Vom Beispiel zu eurer eigenen digitalen Messe – das sind die Erfolgsfaktoren:

Sicherlich ist ein Beispiel, wie das der gamescom, in jeder Hinsicht superlativ. Aber genau das soll Unternehmen und Veranstaltern zeigen, dass sie jedes erdenkliche Präsenzformat auch virtuell abbilden zu können. Mit den ersten Erfahrungen lässt sich konstatieren: Es ist nahezu alles digital möglich.

Was also braucht es, um eure Zielgruppen auch remote zu begeistern?

Wir sehen hier fünf entscheidende Faktoren für die Planung digitaler Messen und Events: Konzept, Design, Präsenz, Technik und Zusammenarbeit.

1. Das richtige Konzept:

• Welche Personas wollt ihr erreichen?
• Welche Erwartungen haben diese an das Format?
• Mit welchen Botschaften/Informationen möchtet ihr rausgehen?
• Präsentation, Messe, Kongress, Masterclass etc.: Welches Präsenzformat möchtet ihr digital abbilden?
• Klassisch oder innovativ: Wie wollt ihr euch darstellen?

2. Das perfekte Design:

• Information, Präsentation, Kommunikation: Welche Gestaltung stellt eure Personas in den Mittelpunkt des Ganzen?
• Wie punktet ihr durch Optik und Benutzerführung?
• Meeting-Räume, Videobotschaften, Animationen, mobile Lösungen: Wie schafft ihr es, dass komplexe Technik für die User im Vordergrund leicht und unkompliziert rüberkommt?

3. Die richtige Präsenz:

• Auch wenn ein Eventformat (zum Beispiel eine Messe) vielleicht schon als herkömmliche Variante bekannt ist: Wie gut erreicht und aktiviert ihr im Vorfeld die Interessenten?
• Könnt ihr einen Spannungsbogen mit Hilfe von Online-Marketing-Maßnahmen aufbauen?
• Wie umfassend besetzt ihr die richtigen Themen und Keywords aus SEO-Sicht?

4. Die abgestimmte Technik:

• Welche technischen Voraussetzungen gibt es bereits in eurem Unternehmen?
• Stages, Vorträge, Meeting-Räume, „1on1“-Gespräche, Videochats: Welche Formate sollen technisch abgebildet werden?
• Welche zentralen Technologien werden gewählt?
• Veranstaltungsgröße: Mit vielen Besuchern und Teilnehmern ist zu rechnen?
• Eigene Veranstaltung oder Event mit vielen Partnern und Beteiligten: Wie viele verschiedene Parteien spielen Content ein? Welche Art von Content ist das?
• Konserve oder Live: Welche Formate müssen dargestellt werden? Wie „lebendig“ ist die Szenerie in Summe?

5. Die Zusammenarbeit:

• Wie erfahren sind eure Inhouse-Experten?
• Welche/r Partner/Dienstleister begleitet/begleiten euer Projekt? Auf welches Know-how könnt ihr aufsetzen?
• Agiles Projektmanagement, MVP & Co.: Welche Modi der Zusammenarbeit sind für das Format am sinnvollsten?

Unsere „Lessons learned“ zu digitalen Messen für Unternehmen und große Veranstalter

Auch wenn kein Mensch Plattitüden hören mag. In diesen Fall gilt beruhigender Weise: Geht nicht, gibt‘ s nicht. Veranstaltungen, die man sich noch vor einem Jahr ausschließlich als Präsenz-Lösung mit Teilnehmern und Besuchern vor Ort vorstellen konnte, lassen sich bereits in diesem Jahr digital abbilden – und das offenkundig sehr erfolgreich! Das sollte euch in allen Unternehmen, die genau das nun überdenken, Mut machen. Die gamescom ist dabei nur ein Beispiel für ein digitales Event, das allerdings zeigt, dass Unglaubliches selbst in kurzen Projektlaufzeiten machbar ist.

"Das Fazit also heißt: Am Anfang steht das Format. Und der Wunsch eines gemeinsamen Erlebens und einer gemeinsamen Kommunikation. Ausgehend davon lassen sich dann nahezu alle Anforderungen auch digital umsetzen," bilanziert Kai-Uwe Jürgens, Bereichsleiter UX im Geschäftsbereich adesso Digital Experience. Vielleicht gehört das in diesen bewegten Zeiten zu den wenigen guten Dingen, die erwähnenswert sind.

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