Von der Kunst, komplexe Sachverhalte einfach zu erklären

Die folgenden Szenen kommen dir sicherlich bekannt vor

Als Solution Architect sitzt du in einem Meeting beim Kunden und versuchst zum wiederholten Mal zu erklären, warum eine serviceorientierte Softwarearchitektur wartungsfreundlicher und einfacher zu skalieren ist, als eine monolite Architektur.

Als Kunde hingegen hast du vielleicht gerade mehrere Sitzungen mit eurem Softwarelieferanten hinter dir. Dabei hast du beispielsweise versucht zu erklären, welche Kennzahlen und Faktoren in welchem Verhältnis in die Berechnung einfließen müssen, damit der Nutzer bei einer simulierten Vorberechnung einer Finanzmarktdiagnose ein richtiges Ergebnis bekommt. Und nun hoffst du, dass euer Lieferant es richtig verstanden hat.

Unsere beiden betrachteten Szenarien haben folgendes gemeinsam

Komplexe Themenstellungen müssen einer anderen Personengruppe, die nicht vom Fach ist, einfach und verständlich erklärt werden. Dies muss allerdings auf eine Weise erfolgen, sodass euer Gegenüber es nicht nur in diesem Moment versteht, sondern auch noch in einigen Wochen und Monaten. Das ist die höchste Kunst der Kommunikation.

Wir alle denken in Bildern und Schablonen. Das ist naturgegeben und hilft uns, in der komplexen und mit Informationen und Reizen überfrachteten Welt zurechtzukommen und uns schnell zu orientieren. Solche Bilder sind von unserem Kurzzeitgedächnis schnell abrufbar, da sie nicht den Detailierungsgrad besitzen, wie die Informationen, die im Langzeitgedächtnis gespeichert sind.

Ein kleiner Exkurs: Wenn du mehr zum Thema schnelles vs. langsames Denken, beziehungsweise Kurzzeit- und Langzeitgedächnis erfahren möchtest, dann kannst du mich gerne kontaktieren. Nun möchte ich mich aber zunächst weiter über Bilder in unseren Köpfen unterhalten.

Um komplexe Themen für alle greifbar und verständlich zu machen, solltest du genau auf diesen angesprochenen Mechanismus des Gehirns zurückgreifen und Bilder im Kopf des Gesprächspartners entstehen lassen. Mit einem groben Bild des Sachverhaltes im Kopf ist jeder Mensch nämlich in der Lage, weitere Informationen aufzunehmen und sich diese zu merken. Bei diesem Prinzip handelt es sich um nichts weiteres als um die Ausnutzung eines naturgegebenen Mechanismus unseres Gehirns.

Neue Informationen können schneller aufgenommen und langfristig behalten werden, wenn die neuen Informationen an bestehende angeknüpft werden können. Deshalb ist es wichtig, dass du erst ein grobes Bild in den Köpfen entstehen lässt und dann im Nachgang weitere Informationen damit verbindest.

Und wenn ich sage Bild, dann meine ich es auch tatsächlich so

Ich war vor Kurzem mit einem Kollegen bei einem Kunden, um den Prozessablauf einer von uns geschriebenen Software zu vermitteln. Um dem Kunden diesen Sachverhalt zu veranschaulichen, haben wir den Workshop zweigeteilt. Zuerst haben wir den Prozessablauf so erklärt, dass jeder im Raum eine genaue Vorstellung des Ablaufes hatte. Nicht nur mit Worten, sondern mit einem Bild im Kopf. Erst im zweiten Teil des Workshops sind wir auf die Prozessbausteine im Detail eingegangen und haben die Feinheiten erklärt. Auf diese Weise konnten die Teilnehmer des Workshops den notwendigen Zusammenhang in ihren Köpfen herstellen als es in die Tiefe des Architektur- und Umsetzungskonzeptes ging.

Wenn du also beim nächsten Mal einem Kollegen, Kunden oder Lieferanten etwas erklären und aufzeigen möchtest, dann versuche, mit Bildern zu arbeiten. Es ist dabei nicht definiert, wie diese aussehen müssen. Es können zum Beispiel auch direkte Zeichnungen sein. In jedem Fall sollte jedoch ein virtuelles Bild in Verbindung mit einem konkreten Beispiel im Kopf eueres Gesprächspartners entstehen.

Es nützt nichts, wenn du lediglich ein paar grafische Bauklötze mit Pfeilen verbunden aufzeichnest, um einen Zusammenhang darzustellen. Dies ist kein Bild, sondern zeigt nur Bauklötze, die mit Pfeilen verbunden sind − mehr nicht! Das eigentliche Bild ist bei deinem Gesprächspartner erst dann entstanden, wenn er den komplexen Sachverhalt visuell vor seinem geistigen Auge sieht und ihn mit seinen eigenen Worten erklären kann. Es muss also immer auch mit einem konkreten kunden- oder businessspezifischen Beispiel gearbeitet werden, damit dein Kunde sich in seinem Businesskontext und seiner Unternehmenssprache ausdrücken kann.

Hier noch einige Tipps

Wenn es dir selbst schwer fällt, einen komplexen Sachverhalt in Worte zufassen, dann arbeite auch du mit Bildern. Und wenn du etwas erklären musst, dann beschreibe einfach das Bild, das du im Kopf hast. Du wirst sehen, dass die Vermittlung von Informationen viel schneller, einfacher und verständlicher funktioniert. Probier es einfach aus. Übung macht den Meister.

Hast du Fragen zu diesem Thema oder weitere Ideen und Anregungen? Dann kannst du unter Rahel.Richter@adesso.ch Kontakt mit mir aufnehmen.

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