PMO – Mehr als nur das „Mädchen“ für alles

Dieser Blog-Beitrag wirft einen Blick auf die Rolle des Project Management Offices (PMO) innerhalb der IT-Dienstleistungsbranche, räumt auf mit einigen Vorurteilen und zeigt auf welches Potenzial die Rolle bietet und wie sie entscheidend genutzt werden kann.

Wie wird das Project Management Office (PMO) denn überhaupt wahrgenommen und welche Vorurteile gibt es überhaupt?

Wir wollten es genau wissen und starteten intern eine Umfrage. Hier einige der interessantesten Fragen und ihre Antworten.

Welche Unterstützungsleistungen durch das Project Management Office (PMO) kannst du dir als Projektleitung nicht vorstellen und warum?

Einige Antworten wirkten – zugegeben – wenig schmeichelhaft: Alles, was über Beratung und Unterstützung ‚im Hintergrund‘ hinausgeht, weil zu viele Ansprechpartner nur für Verunsicherung sorgen und weil das PMO rollenbedingt, keine tiefe Projektkenntnis haben kann.

So wenig traut man uns also zu? Wir sollen nur im Hintergrund agieren? Entspricht diese Antwort der heutigen Praxis oder ist dies vielmehr eine überholte Sichtweise auf die Rolle?

Was stellst du dir unter PMO vor?

Zu unserer Erleichterung waren die Antworten auf diese Frage deutlich vielschichtiger und bildeten die unserer Meinung nach so verschiedenen Aspekte der Rolle zum größten Teil ab. Das Project Management Office (PMO) wird nicht nur als reine Unterstützung ‚im Hintergrund‘ verstanden, sondern nimmt eine zentrale und aktive Rolle in der Koordination und Steuerung von Projekten ein. Es setzt Standards, bietet methodische Unterstützung und fördert durch seine übergreifende Funktion die Identifikation von Synergieeffekten.

Das Project Management Office (PMO) agiert als zentrale Anlaufstelle und Ratgeber, was es diesem erlaubt, einen Überblick aus der Vogelperspektive zu bewahren und zugleich gezielte Unterstützung bei kritischen Projekten zu bieten. Zusätzlich unterstützt es dabei Ressourcen sinnvoll einzusetzen und gewährleistet präzise Unterstützung in der Steuerung von Projekten zu.

Die Vielfältigkeit der Antworten zeigt, dass das PMO ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Umsetzung komplexer Projektlandschaften sein kann und maßgeblich zur Effizienz und Qualität der Projektarbeit beitragen kann.

Erfahrungsbericht

In unserer Tätigkeit als Teil des Project Management Office (PMO) erleben wir oft, dass die Rolle und ihre Zuständigkeiten stark variieren können. Insbesondere wenn es um die Unterscheidung zwischen internen Aufgaben und der Arbeit beim Kunden geht.

In der externen Zusammenarbeit mit der Kundschaft erleben wir als eine interessante Dynamik, die sich aus der gelegentlichen Vermischung von Rollen ergibt. So kann es passieren, dass Elemente der PMO-Funktion mit denen des Scrum Masters oder anderen Projektrollen überlappen. Diese Rollenvermischung führt dazu, dass das Project Management Office (PMO) in der Kundenperspektive oftmals keine umfassende Verantwortung übertragen bekommt. Stattdessen konzentriert sich die Tätigkeit auf spezifische unterstützende Aufgaben, wie die Moderation von Meetings und die Protokollführung – essenzielle Arbeiten, die dennoch häufig als nachrangig betrachtet werden.

Dabei sind sie von kritischer Bedeutung, um sicherzustellen, dass Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert und Kommunikationswege klar definiert sind. Das PMO trägt somit auch bei der Kundschaft dazu bei, Struktur und Ordnung in die Projektarbeit zu bringen, was eine Grundvoraussetzung für jedes erfolgreiche Projekt darstellt. Das Project Management Office (PMO) ist daher erfolgskritisch.

Auch intern nimmt das PMO eine unverzichtbare Rolle ein, die deutlich über die Hintergrundunterstützung hinausgeht. Zu den zentralen Aufgaben gehört nicht nur das Onboarding neuer Mitarbeitenden, bei dem wir eine reibungslose Integration in laufende Projekte gewährleistet, sondern auch das umsichtige Vertragswesen. Das Project Management Office (PMO) ist maßgeblich daran beteiligt, Verträge zu entwerfen und zu koordinieren, und überwacht den Prozess, dass diese Verträge rechtzeitig und korrekt von allen beteiligten Parteien unterschrieben werden.

Ein weiterer entscheidender Bereich, in dem das PMO intern Verantwortung trägt, ist das Controlling. Hierbei erstellen wir präzise Leistungsnachweise, die als Grundlage für die Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen dienen. Durch die kontinuierliche Kommunikation mit dem Kunden über den Status der Leistungsnachweise stellt das PMO-Team sicher, dass eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung erfolgt und somit die Bezahlung für die erbrachten Dienstleistungen gesichert ist. Diese Aufgaben verdeutlichen, wie das Project Management Office (PMO) durch sein Engagement und seine Kompetenz im Bereich Controlling und Vertragsmanagement wesentlich zum finanziellen Erfolg und zur Vertrauensbildung beim Kunden beiträgt.

Potenzial der Rolle

Ein Project Management Officer bringt häufig wertvolle Stärken in ein Projekt ein, insbesondere durch den Überblick über das gesamte Projekt und die Interaktion zahlreicher Stakeholder. Durch den regelmäßigen Austausch mit verschiedenen Projektbeteiligten erhalten Project Management Officer Einblicke in alle relevanten Aspekte und Entwicklungen, die für den Projekterfolg wichtig sind. Wenn sie die Möglichkeit bekommen, mehr Verantwortung zu übernehmen und ihre Expertise einzubringen, können sie ihr volles Potenzial entfalten.

Ein Project Management Officer kann durch Prozessoptimierung und Standardisierung erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen und Projektrisiken minimieren. Effektives Ressourcenmanagement ermöglicht eine optimale Zuweisung und Nutzung von Ressourcen, während ein starkes Risikomanagement diese frühzeitig identifiziert und minimiert. Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung werden durch ein robustes Qualitätsmanagement unterstützt. Sie sorgen zudem für Transparenz durch präzise Berichterstattung und Monitoring, was eine fundierte Entscheidungsfindung fördert.

Darüber hinaus können PMOs durch das Durchführen von Workshops zur Weiterentwicklung der Projektteams beitragen und Veränderungen im Projektumfeld durch effektives Change Management unterstützen. Sie helfen sicherzustellen, dass Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen und fördern Innovation und Kreativität innerhalb des Teams. Ein starkes Stakeholder-Management durch den PMO trägt zur Zufriedenheit und zum Engagement aller Beteiligten bei.

Fazit

Indem Projektleiterinnen und Projektleiter dem Project Management Office (PMO) mehr Vertrauen und Freiraum geben, können sie innovative Ansätze entwickeln und einen echten Mehrwert für das Projekt schaffen. Es lohnt sich also, die Rolle des PMO neu zu denken und die Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu fördern. So können PMOs ihre umfassenden Fähigkeiten und Potenziale voll ausschöpfen und zum Erfolg des gesamten Projekts beitragen.

Wird euer aktuelles Projekt bereits durch ein Project Management Office unterstützt? Dann geht bewusst mit ihnen in den Dialog und fragt nach ihren Ideen zur Optimierung von Prozessen und nutze ihren strategischen Überblick, um Projekte erfolgreich voranzutreiben. Deine Project Management Officer sind bereit, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten einzusetzen – gib ihnen die Chance dazu. Schafft gemeinsam neue Perspektiven für effektives Projektmanagement!

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