27. September 2023 von Melanie Truhöl, Ellen Volkert und Julia Schönauer
New Agile - Ein hybrides Gleichgewicht
Unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert. Durch Digitalisierung wurden Prozesse automatisiert, manuelle Eingriffe reduziert und neue Berufsbilder geschaffen. Teams arbeiten als Ergebnis der Globalisierung heute standortübergreifend zusammen und Wissen ist zu einem Kapitalfaktor geworden. Freiheit, Gemeinschaft und Selbstbestimmung sind als Bedürfnisse der arbeitenden Bevölkerung stark in den Vordergrund gerückt. Durch die Corona-Pandemie wurden diese Trends noch beschleunigt. Ein solcher Wandel erfordert neue Arbeitsformen in Unternehmen, die an den geänderten Anforderungen der Arbeitnehmenden ausgerichtet sind. Man spricht von New Work.
Eine Gestaltungsform von New Work ist agiles Arbeiten. Agile Arbeitsweisen zielen darauf ab, dass Unternehmen eine Anpassungsfähigkeit entwickeln, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Agiles Arbeiten umfasst verschiedene agile Methoden wie beispielsweise Scrum, Design Thinking oder Agile Shadowing. Diese sollen Unternehmen von starren Strukturen befreien und vorausschauendes, eigenständiges Handeln der Mitarbeitenden fördern.
Hierbei können agile Denkweisen und Tools die Mitarbeitenden unterstützen. Mitarbeitende mit agilem Mindset sind intrinsisch motiviert, übernehmen gerne Verantwortung und treffen Entscheidungen. Sie lernen aus ihren Fehlern und sind in der Lage, sich neuen Situationen sehr schnell anzupassen. Agile Organisationen können somit bestmöglich auf neue Herausforderungen reagieren und proaktiv handeln. Dabei erhalten sie Unterstützung von agilen Tools, die im Grunde genommen durch Projektmanagement-Ansätze in der agilen Welt in Form von Scrum, Kanban oder weiteren New-Agile-Methoden geliefert werden.
Scrum Events, Rituale und Good Practices
In der neuen hybriden Arbeitswelt bekommen Sprintwechsel und Teamrituale eine ganz neue Bedeutung und müssen hinsichtlich ihrer Durchführbarkeit neu überdacht werden.
Wir kennen bezüglich Scrum folgende Events und Rituale:
- Daily Scrum
- Retrospektive
- Review
- Sprint Planning
- Backlog Refinement
Nicht alle diese Veranstaltungen eignen sich für eine Durchführung aus der Ferne. Auf der anderen Seite machen Vor-Ort-Events nur Sinn, wenn alle Teammitglieder mitziehen und live dabei sind. Eine Mischung aus „vor Ort“ und remote ist nicht zu empfehlen, da es schwierig ist, beiden Seiten gleichermaßen gerecht zu werden.
Die Art der Durchführung (online oder live) hängt von der Gestaltung des Events ab. Bei den Dailys bietet sich das Treffen online genauso an wie beim Review, bei dem auch zugeschaltete Stakeholder teilnehmen, um Feedback zu den Arbeitsergebnissen zu sammeln.
Das Sprint Planning sowie das Backlog Refinement können sowohl online als auch live durchgeführt werden. Die Auswahl geeigneter Tools und Methoden zur Durchführungsart obliegt dem Scrum Master. Die Retrospektive hat ihren Vorteil klar in einer Präsenzveranstaltung, da man sehr aktiv teilnehmen, sich im Raum bewegen und zu den einzelnen Punkten der Zusammenarbeit intensiver und persönlicher austauschen kann. Kommunikationsbarrieren sollen so durchbrochen werden.
Die Entscheidung über Rhythmus und Durchführungsform der Events trifft das Team eigenständig. Hier können die Teammitglieder sowohl regelmäßige Terminslots vereinbaren als auch Ad-hoc-Treffen bei bestimmten Problemstellungen und deren Lösungsfindung durchführen. Es gilt dabei zu beachten, ob Personen für die Lösungsfindung benötigt werden, die eventuell nicht vor Ort sein können.
Chancen und Hürden von New Work
Die flexible Wahl des Arbeitsortes ermöglicht den Mitarbeitenden eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben. So können beispielsweise Arztbesuche oder Termine mit Handwerkerinnen oder Handwerkern leichter in den Arbeitsalltag integriert werden. Ein weiterer Pluspunkt für Mitarbeitende ist die Option einer Workation, wodurch sich Urlaub und Arbeit problemlos miteinander verbinden lassen.
Auch für Unternehmen ergeben sich als Folge der gestiegenen Remote-Arbeitszeit und New Work einige Chancen. Durch die geringeren und unterschiedlichen Präsenzzeiten der Mitarbeitenden können Büroflächen verkleinert und somit Aufwände reduziert werden. Da auch Auftraggeber vermehrt im Homeoffice tätig sind, finden weniger Geschäftsreisen statt und die Reisekosten sinken. Ein weiterer Vorteil ist die einfachere (über-)regionale sowie internationale Zusammenarbeit.
Jedoch bringt New Work auch einige Hürden für Mitarbeitende und Unternehmen, die es zu meistern gilt. Da nicht alle Mitarbeitenden ein eigenes Büro oder ausreichend Platz für geeignete Büromöbel in ihrem Zuhause haben, arbeiten viele an nicht ergonomischen Arbeitsplätzen im Homeoffice. Dies kann sich negativ auf die Gesundheit und Motivation der Mitarbeitenden auswirken. Weiterhin wird die eindeutige Trennung von Arbeit und Freizeit schwieriger, da die Grenzen immer mehr verschwimmen.
Auch soziale Interaktionen müssen bewusst geplant werden, denn an der Kaffeemaschine im Homeoffice finden keine zufälligen Treffen und kein Austausch statt. Dafür eignen sich zum Beispiel virtuelle Kaffeerunden.
Unternehmen werden vor allem durch das hybride Konstrukt vor Herausforderungen gestellt. Bei der Durchführung von Veranstaltungen wie Schulungen sollte besonders darauf geachtet werden, dass sowohl Onsite- als auch Offsite-Mitarbeitende inhaltlich abgeholt werden und aufmerksam bleiben. Auch beim Onboarding neuer Mitarbeitenden können im Rahmen von New Agile neue Wege beschritten werden. Zudem besteht die Gefahr der Entfremdung von Teams und Mitarbeitenden mit hohem Remote-Anteil. Die Konsequenz daraus ist eine sinkende Loyalität durch mangelnde Bindung an das Unternehmen und somit eine niedrigere Hemmschwelle für einen Wechsel zu Mitbewerbern.
Fazit
New Agile ist kein Allheilmittel, aber durch die überlegte Mischung richtiger Plattformen, Werkzeuge und Techniken können dabei entstehende Hürden überwunden und Chancen genutzt werden. Besonders bei der Einarbeitung von Berufseinsteigerinnen und -einsteigern mit wenig Erfahrung im agilen Umfeld bietet es sich an, New-Agile-Methoden zu nutzen. Beim Agile Shadowing beispielsweise wird dem Newbie eine bereits erfahrene Projektmitarbeiterin oder ein bereits erfahrener Projektmitarbeitender an die Hand gegeben, um diesen sukzessive einzuarbeiten und ihm Aufgaben zu übergeben. Eine schöne Aufgabe für Coach und Newbie, an der beide wachsen können.
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