Digitalisierung in der betrieblichen Altersversorgung durch Massenverarbeitungen

Ziel eines Versicherungsunternehmens beziehungsweise Versorgungsträgers ist es, die Themen Digitalisierung und Nachhaltigkeit voranzutreiben. Insbesondere in der betrieblichen Altersversorgung. Hintergrund ist, den (potenziellen) Kundinnen und Kunden einen Mehrwert zu bieten und gleichzeitig die Verwaltungskosten zu reduzieren. Dementsprechend werden neue Systeme implementiert, bestehende modernisiert oder erweitert.

Die Massenverarbeitung von Geschäftsvorfällen ist in der betrieblichen Altersversorgung ein entscheidender Faktor, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Der Verwaltungsaufwand und die kosten werden reduziert, die Geschäftsvorfälle schneller verarbeitet sowie die Kundenzufriedenheit und bindung erhöht.

Im Rahmen von Kollektivverträgen werden Anträge für den Versicherungsabschluss und Änderungsanträge für bestehende Versicherungen von (potenziellen) Kundinnen und Kunden bei den

Versicherungsunternehmen und Versorgungsträgern eingereicht. Dies erfolgt auf Einzelvertragsbasis oder in Listenform, und zwar auf vielfältige Weise: beispielsweise per Post, Mail oder über ein Firmenkundenportal. Die relevanten Informationen werden mitgeteilt und beim Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger einzeln manuell abgearbeitet. Der administrative Aufwand ist entsprechend hoch.

Hier kommt die Massenverarbeitung ins Spiel

Die Massenverarbeitung wirkt diesem entgegen. Ein Ziel der Massenverarbeitung besteht darin, möglichst viele gleichartige Geschäftsvorfälle weitestgehend automatisiert durchzuführen. Notwendig ist eine Liste der Kollektivvertragspartnerinnen und -partner mit den durchzuführenden Vertragsänderungen – einschließlich der vertragsindividuellen Anpassungswünsche wie Wirksamkeitstermin oder Anpassungen wie Beitragsanpassungen, Beitragspausen und/oder Übertragungen im Rahmen von Unternehmensaustritten. Die oder der Mitarbeitende des Versicherungsunternehmens beziehungsweise der Versorgungsträger validiert die Daten, nimmt bei Bedarf (gegebenenfalls in Rücksprache mit der Versicherungsmaklerin oder dem Versicherungsmakler oder der Kollektivvertragspartnerin bzw. dem Kollektivvertragspartner) eine Datenbereinigung vor, spielt die Datensätze und Daten in das relevante System ein und startet den Massenverarbeitungsjob. In den relevanten Systemen prüfen Validatoren die Datensätze und Daten auf ihre Logik. Nach erfolgreicher Prüfung wird für den Versicherungsantrag oder -vertrag ein entsprechender Geschäftsvorfall generiert, automatisiert verarbeitet und die Schnittstellen – etwa Partnerinnen und Partner, Druck oder Inkasso – beliefert. Dementsprechend wird beispielsweise der Vertragsstatus angepasst, werden Dokumente erstellt, versandt und archiviert oder Sollstellungen im Inkassosystem erzeugt.

In der Praxis eignet sich die Massenverarbeitung vor allem für die betriebliche Altersversorgung. Die Geschäftsvorfälle weisen meist gleiche Rahmenbedingungen sowie Kollektivvertragspartnerinnen und -partner oder Versicherungsnehmerinnen und -nehmer auf und fallen auch in einer ähnlichen Anzahl an. Bereits im Angebotsbereich ist die Massenverarbeitung nutzbar, beispielsweise für die Erstellung von kundenindividuellen Leistungstabellen oder Versicherungsangeboten, aus denen wiederum automatisiert eine Antragsliste erstellt werden kann. Darüber hinaus ist die Massenverarbeitung besonders für das listenmäßige Anmeldeverfahren und für Vertragsänderungen wie Beitragsänderungen und Unternehmensaustritte einsetzbar.

Das Versicherungsunternehmen beziehungsweise der Versorgungsträger bearbeitet auch außerhalb der betrieblichen Altersversorgung Geschäftsvorfälle, für die sich die Massenverarbeitung eignet. Ein Beispiel: Regelmäßig scheidet eine Bestandsinhaberin oder ein Bestandsinhaber aus dem Unternehmen aus und der Versicherungsbestand ist entsprechend zu übertragen. Mit der Massenverarbeitung lässt sich dieser insgesamt automatisiert übertragen.

Der Nutzen für alle Beteiligten

Die Massenverarbeitung von Geschäftsvorfällen bietet eine Reihe von Vorteilen für alle Beteiligten, auch für den Versicherungsvertrieb. Im Allgemeinen ergeben sich folgende Vorteile:

• Eine schlanke Gestaltung der bestehenden Prozesse entlang der Wertschöpfungskette
• Nutzung der Dunkelverarbeitung
• Senkung von Fehlerquoten und Aufwänden für Fehlerkorrekturen
• Reduzierung von administrativem Aufwand
• Reduzierung von Durchlaufzeiten für die Durchführung von Geschäftsvorfällen
• Schnelle Rückmeldung an Kundinnen und Kunden – einschließlich des Versicherungsvertriebs
• Senkung von Verwaltungskosten und -quote
• Erhöhung der Kundengewinnung, -zufriedenheit und -bindung
• Einhaltung und Verbesserung von Service Level Agreements
• Erhöhung der Servicequalität
• Wettbewerbsvorteile
• Erhöhung der Abschlusswahrscheinlichkeit durch (potenzielle) Kundinnen und Kunden
• Verminderung des ökologischen Fußabdrucks
• Erleichterung bei der Ressourcenplanung

Durch die Reduzierung der administrativen Tätigkeiten werden Ressourcen eingespart, die wiederum dazu verwendet werden können, um die Erreichung der Unternehmens- und Vertriebsziele voranzutreiben. Und das unabhängig davon, ob es sich um Digitalisierungsthemen, die Festigung und den Ausbau von Beziehungen zu Kundinnen und Kunden oder um das Vertreiben von Finanzdienstleistungs- und Versicherungsprodukten handelt.

Häufig reichen beim Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger die bestehenden technischen Möglichkeiten nicht aus, sind nicht bekannt oder werden nicht genutzt. Durch ausgebildete und praxiserfahrene Mitarbeitende, die über eine technologische Kompetenz mit ausgeprägtem (branchen)fachlichen und betriebswirtschaftlichen Know-how verfügen, lässt sich die Massenverarbeitung mit maßgeschneiderten IT-Lösungen implementieren.

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