#1 Eine Einführung in Digital Asset Management Systeme

„Ich habe doch schon ein Product Information System, wozu brauche ich dann noch ein Digital Asset Management System zur Verwaltung meiner Produktbilder?“ Erst kürzlich wurde mir diese Frage in einem Kundenberatungsgespräch gestellt.

Könnt ihr die Frage beantworten? Falls nicht oder nur so halbwegs, möchte ich euch zunächst in zwei Beiträgen einen Einblick geben, was ein Digital Asset Management System ist und welche Vorteile ein Digital Asset Management System bietet.

Beginnen wir frei nach Heinz Rühmanns „Die Feuerzangenbowle“: „Wat is ene Dampfmaschin’? – Da stell mer uns ma janz dumm“ mit Wikipedia. Diese schreibt dazu: „Digital-Asset-Management (DAM) bezeichnet Softwareanwendungen zur Speicherung und Verwaltung von beliebigen digitalen Inhalten [...].“

Was ist ein Digital Asset Management System?

Ein Digital Asset Management System oder kurz DAM-System ist also eine Software, mit der digitale Mediendateien – etwa Bilder, Filme, Audio-Dateien oder Dokumente – zentral gespeichert und verwaltet werden können. Ein DAM-System ermöglicht unter anderem das Organisieren, Recherchieren, Editieren und Publizieren verschiedener Mediendateien von einer zentralen Plattform aus.

Besonders hervorzuheben sei hier die „zentrale Plattform“. Viele Unternehmen speichern ihre digitalen Medien häufig auf einem Dateiserver, auf dem sich dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die passende Datei raussuchen und diese gleich bei sich auf dem Laptop oder PC als Kopie speichern. Diese Datei binden sie dann in eine PowerPoint-Präsentation ein oder schicken sie per Mail an eine externe Person aus dem Vertrieb. Und weil es ja so schön einfach ist, wird die Datei gleich an die Kollegin oder den Kollegen per Mail weiterverschickt, die oder der die Datei dann auch wieder bei sich speichert.

Damit wurden schon zwei Bestandteile, aus denen sich der Begriff „Digital Asset Management“ bildet, „Digital“ und „Management“, fast erklärt – auf Letzteren gehe ich später nochmal detaillierter ein. Offen ist somit noch die Frage, was überhaupt ein „Asset“ ist. Wann wird eine digitale Mediendatei eigentlich zu einem Asset?

Das Asset

Der englische Begriff „Asset“ bedeutet zunächst einmal so viel wie Vermögen, Vermögenswert oder Gut. Verfügen Mediendateien über Informationen, die für ein Unternehmen einen Wert haben, so werden diese zu digitalen Assets.

Aber wann hat eine digitale Mediendatei denn einen Wert? Stellt euch vor, ihr kommt in den Besitz eines Fotoalbums eurer Großeltern. Dann schlagt in diesem Fotoalbum eine beliebige Seite auf und fragt eure Großeltern einmal, wann dieses Foto gemacht wurde, wo es gemacht wurde und wer die Personen neben euren Großeltern sind. Wenn ihr Glück habt, dann steht unter dem Bild „Silvester 1965“. Vielleicht erinnern sich eure Großeltern noch an diesen Tag und daran, wer die Personen sind, mit denen sie damals ausgelassen gefeiert haben.

Aber wie schaut es aus, wenn ihr selbst Kinder habt? Welchen Wert hat dieses Bild für eure Kinder und Enkelkinder? Auf dem Foto sind irgendwelche Personen zu sehen, die 1965 auf einer Silvesterparty waren. Das Foto hat für eure Kinder und Enkelkinder kaum mehr einen Wert.

Für diejenigen von euch, die gerne in Fotobüchern den Urlaub, die Hochzeit oder die Geburt des Kindes dokumentieren: Beschreibt, was auf dem Bild zu sehen ist, nach Jahren könnt ihr dann anhand dessen eure Erinnerungen auffrischen.

Die Metadaten

Denn damit dieses Foto zu einem Asset wird, also zu einem wertvollen Gut, fehlt hier zumindest eine aussagekräftige Beschreibung, was auf dem Foto zu sehen ist. Wir sprechen hier von den Metadaten. Wikipedia definiert Metadaten als „strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten“.

Zu den Metadaten gehören beispielsweise die Beschreibung, der Aufnahmeort, aber auch die Artikelnummer, der Artikelname, Nutzungsrechte, Lizenzen, Produktgruppenzugehörigkeit, SAP-Nummer und viele weitere wichtige Informationen zu den Mediendateien, die ich in einem DAM-System speichern und nach denen ich im DAM-System recherchieren kann.

Ein DAM-System ermöglicht die Zuordnung und Verwaltung solch wertvoller Informationen in Form von Metadaten und Kategorisierungen zu den Mediendateien. Sie ermöglichen, dass aus einer einfachen Mediendatei ein Asset wird und bei Bedarf wiedergefunden werden kann.

Für Unternehmen gilt das noch in viel größerem Maße als für uns als Privatpersonen. Denn bereits bei kleinen Unternehmen müssen tausende digitale Mediendateien verwaltet werden: von Fotos einer Veranstaltung bis hin zu Produktabbildungen und -videos, Aufbau-Anleitungen, Energie-Effizienz-Labeln usw.

Bei großen Marken und Konzernen geht die Anzahl leicht in die Hunderttausende oder Millionen und sie müssen zudem intern und extern in verschiedensten Kanälen gespeichert werden. Dokumente wie zum Beispiel Produktbeschreibungen oder Anleitungen müssen nicht nur sprachspezifisch erstellt und gespeichert werden, sondern auch länderspezifisch. Ein deutschsprachiges Dokument mit einer deutschen DIN-Norm hilft nicht unbedingt dabei, die gesetzlichen Vorgaben in Österreich zu erfüllen, wo eventuell andere Vorschriften gelten. Die Flut an Dokumenten, die alle im Zusammenhang mit einem Produkt gespeichert werden müssen, steigt hier rasant.

Nun kann man natürlich sagen, dass man all dies ja in einem Product Information Management System (PIM) vornehmen könnte. Dazu sei gesagt, dass ein PIM-System den Fokus auf ein Produkt legt. Es verwaltet Produktdaten und Produktinformationen, die zum Verkauf und zur Vermarktung von Produkten erforderlich sind. Sie sind nicht dafür ausgelegt, Mediendateien sinnvoll zu speichern und zu verwalten. Häufig speichern PIM-Systeme die Produktbilder und -dokumente auch nur auf einem Dateiserver als Repository. Auf das Asset zugeschnittene Recherche- und Verwaltungsmöglichkeiten bietet ein PIM nicht. Und für die obigen Datenmengen an Assets sind PIM-Systeme nicht ausgelegt.

Kernaufgaben eines DAM-Systems

Die Kernaufgaben eines DAM-Systems lassen sich dabei in drei Blöcke unterteilen:

• Bei der Asset Creation geht es um Funktionen zur Erstellung von digitalen Assets. Hierzu zählt der eigentliche Import der Mediendatei, aber auch das Auslesen von Metadaten anhand von in der Datei gespeicherten Metadaten nach Verschlagwortungsstandards wie IPTC, XMP oder EXIF.
• Beim Asset Management handelt es sich um Funktionen, mit deren Hilfe die digitalen Assets effizient verwaltet werden können. Das Zuordnen von Kategorien oder das Versionieren von Assets, die Anreicherung der Assets mit weiteren Metadaten, zum Beispiel aus einer Abfrage von Metadaten aus externen Datenquellen oder Drittsystemen, wie etwa PIM-, ERP- oder PLM-Systemen, aber auch das Rechte- und Lizenzmanagement oder die Benutzerverwaltung gehören dazu.
• Die Asset Distribution umfasst Funktionen, mit denen die Assets an verschiedenste Kanäle ausgeleitet werden können. Grundlage dazu sind umfangreiche und leistungsstarke Suchfunktionen im DAM-System. Die Asset Distribution umfasst die Bereitstellung der Assets für eine manuelle Weiterverwendung – zum Beispiel in einer Präsentation –, aber auch eine automatisierte Verwendung in Drittsystemen wie beispielsweise einem PIM-, ERP-, PLM-, CRM- oder CMS-System. Auch im Hinblick auf die Ausleitung der Assets in den verschiedensten Social-Media-Plattformen (unter anderem Facebook, Twitter, Instagram oder TikTok) bieten DAM-Systeme vielfältige Möglichkeiten.

DAM-Systeme helfen Unternehmen somit dabei, die Herausforderungen der Verwaltung von digitalen Mediendateien zu meistern.

Die Zugänglichkeit der Assets

Wie Metadaten zu einem Asset hinzugefügt werden können, damit die Assets für eine nachgelagerte Verwendung gefunden und genutzt werden. Wie festgelegt wird, wann welche Userin und welcher User auf ein Asset zugreifen darf, um unzulässigen oder unrechtmäßigen Zugriff auf das Asset verhindern zu können.

Die Konsistenz von Assets

Dass die Verwendung von Assets im Omnichannel-Marketing und/oder Vertrieb in sich schlüssig bleibt, so dass eine einheitliche Marken- und Mediensprache bei der Verwendung digitaler Inhalte genutzt wird.

Medien-Qualität

Wie man es bewerkstelligt, dass das richtige Asset zum richtigen Zeitpunkt in dem richtigen Kanal in der richtigen Auflösung und im richtigen Format eingebunden wird.

Für all diese Herausforderungen bieten Digital Asset Management Systeme die passenden Lösungen und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens. Denn ohne ein DAM-System müssen sie sehr viel Arbeit, Zeit und Geld investieren, um ihre Assets zu pflegen, zu verwalten und zu verteilen, die sie besser anderweitig hätten einsetzen können. Betriebswirtschaftlerinnen und Betriebswirtschaftler kennen diese Tätigkeiten als Opportunitätskosten, also die Kosten der entgangenen Möglichkeiten, Zeitdiebe, die einfach nur nerven. Oder nervt es euch nicht, wenn ihr eine Datei sucht, die eine Kollegin oder ein Kollege mal erstellt hat, und ihr nicht wisst, wo diese unter welchem Dateinamen gespeichert wurde?

Im zweiten Teil meines Beitrags geht es um die Vorteile, die ein Digital Asset Management System bietet. Es bleibt also spannend.

Weitere spannende Themen aus der adesso-Welt findet ihr in unseren bisher erschienen Blog-Beiträgen.